Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber

Stand August 2023

Sehr geehrte Bewerber,

gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen des Vermittlungsprozesses übermittelten sowie ggf. von uns erhobenen personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Prozesses informiert sind, nehmen Sie bitte nachstehende Informationen zur Kenntnis.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des vorliegenden Kontakts ist die

prognostica GmbH
Prymstr. 3
97070 Würzburg
Deutschland
Tel.: +49 931 497 386 0
E-Mail: info@prognostica.de 
Webseite: www.prognostica.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Die benannte Datenschutzbeauftragte ist die

DataCo GmbH
Nymphenburger Str. 86

80636 München
Deutschland
Tel.: +49 89 7400 45840
E-Mail: datenschutz@dataguard.de
Webseite: www.dataguard.de

3. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Die prognostica GmbH erhebt im Rahmen des Bewerbungsprozesses folgende personenbezogenen Daten von Ihnen: 

• Anrede
• Titel
• Vor- und Nachname
• Telefon-/Mobilfunknummer
• E-Mail-Adresse
• Anschrift 
• Verfügbarkeit
• Gehaltsvorstellung
• Sämtliche personenbezogenen Daten, die in der Bewerbung enthalten sind (Lebenslauf, Anschreiben, berufliche Qualifikation und Weiterbildung, Zeugnisse, etc.)
• Weitere Daten, die Sie mit uns im Laufe des Bewerbungsprozesses freiwillig teilen 
  

Auf folgende Art und Weise erhebt die prognostica GmbH personenbezogene Daten von Bewerbern:

• Bewerbung per E-Mail direkt an einen Mitarbeiter der prognostica GmbH gerichtet

4. Zwecke der Verarbeitung und deren Rechtsgrundlage

Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Durchführung des Bewerbungsverfahrens und Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses
• Kommunikation (Telefon, E-Mail)
• Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen (Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses)
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsprozess

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, die öffentlich gemacht wurden – Art. 9 Abs. 2 lit. e DSGVO 
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, die Sie offensichtlich öffentlich gemacht haben, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit e DSGVO verarbeitet.

Verarbeitung zum Zweck der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder bei Handlungen der Gerichte – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit f DSGVO, Art. 9 Abs. 1 lit. f DSGVO
Soweit erforderlich, werden Ihre Daten zum Zweck der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bzw. bei Handlungen der Gerichte gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit f DS-GVO, Art. 9 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet.

Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. Art. 26 Abs. 2 BDSG
Falls Sie Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung abgegeben haben, werden Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. Art. 26 Abs. 2 BDSG verarbeitet.

Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG
Wir verarbeiten Ihre Daten, um eine Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses zu treffen. Im Fall der Einstellung in unserem Unternehmen werden Ihre Daten zum Zwecke der Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet. Hierzu erfolgt eine gesonderte Information über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. 

Verarbeitung auf der Grundlage des berechtigten Interesses – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO
Soweit die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten erfolgt und ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten das erstgenannte Interesse nicht überwiegen, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich insbesondere aus den folgenden Gründen:

• Die ordnungsgemäße Durchführung und Optimierung des Bewerbungsverfahrens
• Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten – Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO
Falls Sie Ihre Einwilligung in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, wie z.B. der Gesundheitsdaten, der Religionszugehörigkeit oder der Nationalität erteilt haben, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO verarbeitet. 

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es sein, dass wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben: 

• Innerhalb unseres Unternehmens erhalten ausschließlich berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf die Daten eines Bewerbers
• Externer Steuerberater und Personalbuchhalter
• Auftragsverarbeiter
• Verbundunternehmen

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Ihre Einwilligung vorliegt.

Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. an folgende Dienstleister übermittelt, die in einem Land außerhalb der EU/des EWR ansässig sind: 

• Google LLC, 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, California 94043, Vereinigte Staaten

Um den Drittlandstransfer möglichst datenschutzfreundlich zu gestalten, besteht mit allen Anbietern in unsicheren Drittländern ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Eine Kopie der Standarddatenschutzklauseln kann durch eine formlose E-Mail an uns angefordert werden. Anpassungen an das Urteil des EuGH vom 16.07.2020 (Schrems II, Az. C-311/18) inklusive zusätzlicher Sicherheitsvorkehrungen werden von uns derzeit angestrebt.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten, die während Ihrer Bewerbungsphase erhoben und erzeugt werden, auf Servern in der Europäischen Union gespeichert. Da unsere Dienstleister u.a. ihre Produkte und/oder Dienstleistungen auf der Grundlage der verfügbaren Ressourcen und Servern weltweit anbieten, können Ihre personenbezogenen Daten an andere Rechtsordnung außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt oder von einer solchen Rechtsordnung außerhalb der Europäischen Union abgerufen werden. Insbesondere werden personenbezogene Daten an das Drittland USA i.S.v. Art. 15 Abs. 2 DSGVO übermittelt. Um bei der Datenübermittlung in ein Drittland den Fortbestand des notwendigen Schutzniveaus sicherzustellen, werden zu diesem Zwecke vertragliche Maßnahmen vereinbart. 
Der Empfänger Google LLC hat seinen eingetragenen Sitz in den Vereinigten Staaten. Zur Gewährleistung von geeigneten Garantien zum Schutz der Übermittlung und der Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU erfolgt die Datenübermittlung an und Datenverarbeitung durch den Dienstleister auf Grundlage geeigneter Garantien gem. Art. 45 DSGVO in Form des EU-U.S. Privacy Frameworks, durch das ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet wird.

7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten löschen, sobald die unter Ziff. 4 genannten Zwecke für ihre Speicherung entfallen, bzw. Sie der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen (im Fall der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen) oder Sie Ihre zuvor erteilte Einwilligung widerrufen. Ihre personenbezogenen Daten können aber auch darüber hinaus gespeichert werden, insbesondere in folgenden Fällen:

• wenn einer Löschung vertragliche, gesetzliche (insb. aus HGB, StGB und AO) oder satzungsgemäße Aufbewahrungsfristen entgegenstehen 
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen 
• wenn dies nach europäischen oder nationalen Gesetzen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, erforderlich ist. 

Aus gesetzlichen Bestimmungen ergeben sich für uns insbesondere folgende Speicherfristen:

• Nach Entscheidung über Nichtbesetzung: 6 Monate Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen (§ 15 Abs. 4 AGG, § 224 ZPO). 

Im Fall der Einstellung in unserem Unternehmen werden Ihre personenbezogenen Daten mit dem Wegfall des Zweckes spätestens nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der Löschung entgegenstehen.

8. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

1. Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
   Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft seitens des Verantwortlichen über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.
2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
   Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen und das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
3. Recht auf Löschung (Art. 17, 18 DSGVO)
   Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogener Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
4. Recht auf Unterrichtung (Art. 19 DSGVO)
   Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.
5. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
   Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechts anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.
6. Recht auf Widerspruch (Art. 21 Abs. 1 DSGVO)
   Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die auf Grund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihrer Interessen, Rechte oder Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).
7. Recht auf Widerspruch gegen Direktwerbung (Art. 21 Abs. 2 DSGVO)
   Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
8. Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
   Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der auf Grund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
9. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschl. Profiling (Art. 22 DSGVO)
   Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. In diesem Fall haben Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Erwirkung des Eingreifend einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts sowie auf Anfechtung der Entscheidung (Art. 22 DSGVO).
10. Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO)
    Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO. Wenn Sie möchten, können Sie sich auch an die für uns zuständige Aufsichtsbehörde wenden, die Sie wie folgt erreichen:
    

Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Postanschrift: Postfach 1349, 91504 Ansbach
Tel.: +49 (0) 981 180093 0
Fax: +49 (0) 981 180093 800
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
Webseite: www.lda.bayern.de